ORGANISASI dan PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI

1.KOMUNIKASI DALAM ORGANISASI.

A.DEFINISI.

Komunikasi dalam Organisasi adalah usaha mendorong orang lain menginterpretasikan pendapat seperti apa yang dikehendakioleh orang yang mempunyaipendapat tersebut. Dengan komunikasi diharapkan diperoleh titik kesamaan saling pengertian. Kemungkinan salah pengertian dengan demikian dapat dihindari.

Karena tidak adanya atau kurang sempurnanya penerimaan mereka yang dihubungi dapat dicegah. Walaupun komunikasi sempurna jarang ada, tetapi orang perlu berusaha sedapat mungkin melakukan hal itu. Andaikata tidak, dia tentu tak akan berhasil menjalankan fungsinya. Apalagi sebagai manajer yang memimpin.

( James G.March Herbert A.Simon, N.V., 1958)

B.JENIS – JENIS PROSES ORGANISASI.

Jenis - jenis atau model struktur organisasi merupakan perwujudan yang menunjukan hubungan diantara fungsi – fungsi didalam suatu organisasi serta wewenang dan tanggung jawab setiap anggota yang menjalankan tugas. Model struktur yang dikenal sebagai berikut :

1.Model Tradisional

Organisasi Tradisional dan Lingkungannya. Sruktur tradisional dirancang terutama untuk lingkungan uang stabil dan perubahan -perubahan yang terjadi didalamnya dapat diperkirakan.Organisasi - organisasi  seperti ini efisien atau tidak tergantung paling tidak pada dua faktor : (1) jumlah energy organisasional yang diperlukan untuk menjaga struktur dalam menghadapi, tekanan -tekanan  internal dan eksternal dan (2) derajat penggunaan kemampuan berbagai sumber  daya oleh struktur yang mencakup kemampuan semua anggotanya. Struktur organisasi tradisional cnderung menjadi tidak efisien  dalam lingkngan yang sangat bergejolak, baik dalam kualitas tanggapannya terhadap berbagai permintaan lingkungan  dan dalam pengertian  energy - energy yang harus  dikeluarkan untuk menjaga kelangsungan dirinya. Struktur tradisional akan efisien dalam kondisi lingkungan yang stabil , bila asumsi - asumsi yang berkaitan dengan sikap dan kemampuan para anggota sebagai landasan bentuk srukturnya adalah akurat.

2.Model Hubungan Manusiawi.

Organisasi hubungan manusiawi dan lingkungannya. Teori -teori hubungan manusiawi tidak menolak secara mendasar bentuk seperti “mesin” pada struktur tradisional. Pemikiran – pemikirannya ditujukan erutama pada proses penyediaan minyak pelumas pada mesin – mesin tersebut,yaitu bagaimana “meminyaki” terjadinya friksi – friksi diantara orang – orang dan kelompok – kelompok .

Secara ringkas, inti konsep hubungan manusiawi tidak berurusan langsung dengan struktur organisasi. Struktur diterima  sebagai suatu pemberian yang sudah tertentu. Suatu lingkungan dimana Nampak sikap dan perilaku antar pribadi. Teori – teori hubungan manusiawi terutama lebih dimaksudkan sebagai usaha penyediaan sejumlah teknik dan mekanisme bagi para manajer, yang akan membantu mereka dan para bawahannya untuk menyesuiakan diri dengan batasan – batasan struktur yang ada daripada hanya sekedar menyediakan prinsip – prinsip untuk mengarahkan perancangan itu sendiri.

3.Sumber Daya Manusia

Model sumber daya manusia pada struktur organisasi, walaupun abstrak, namun jelas.model ini berpendapat bahwa hakekatnya manusia mempunyai kemampuan untuk mempelajari  pengarahan dan pengendalian diri lebih kreatif daripada pekerjaan mereka sekarang,dan bahwa tugas manajer adalah menciptakan suatu lingkungan dimana mereka dapat meningkatkansumbangan kapasitasnya pada organisasi. Jadi, implikasi utama adalah bahwa manajemen  harus merancang suatu struktur yang berlawanan dengan hirarki tradisional.

(Rensis Likert, Mc Graw-Hill, NewYork,1967)

Implikasi Managerial

Pengaruh organisasi informal pada organisasi formal, secara tradisional manajer memandang organisasi informal sebagai penganggu organisasi formal namun pendapat itu tidak benar sepenuhnya.

Manfaat Organisasi informal secara garis besar :

•  Dukungan terhadap tujuan organisasi
•  Alat komunikasi tambahan
•  Alat pemuas kebutuhan  social
• Membantu manajer yang kurang mampu.

Disfunction atau peran salah organisasi informal :

•      Desas- desus
•           Penolakan terhadap perubahan
•        Penyesuaian terhadap kelompok.

Manajer akan melakukan hal sis-sia bila dia menolak dan menghapuskan organisasi informal karena ini akan menimbulkan konflik yang terus menerus. Jadi organisasi informal bukan dimaksudkan untuk berperan dominan dalam suatu organisasi, tetapi yang penting bagi manajer adalah mengusahakan agar organisasi informal dan formal dapat bekerja sama. Organisasi formal lebih memusatkan perhatian pada upaya untuk memelihara kesatua agar tercapai tujuan organisasi dan organisasi informal memberikan perpaduan,kerja sama dan kepuasan social bagi araanggota organisasi.

2.PENGAMBILAN KEPUTUSAN DALAM ORGANISASI.

A.DEFINISI.

Pengambilan keputusan , sebagai bagian kunci kegiatan manajer, merupakan proses melalui mana serangkaian kegiatan yang dipilih, dimana hal ini mencerminkan alternatif tindakan terbaik bagi penyelesaian masalah. Proses pengambilan keputusan mencangkup bebrapa langkah. Langkah-langkah atau tahap-tahap dalam proses pengambilan keputusan ini dikemukan menurut Herbert A Simon, proses pengambilan keputusan pada hakekatnya terdiri atas tiga langkah utama, yaitu :

1.        Kegiatan intelijen. Dibawa dari pengertian intelijen yang digunakan militer, langkah awal ini menyangkut pencarian berbagai kondisi lingkungan yang diperlukan bagi keputusan.
2.         Kegiatan Desain.  Dalam tahap kedua ini, pembuatan, pengembangan dan penganalisaanberbagai rangkaian kegiatan yang mungkin, dilakukan.
3.           Kegiatan Pemilihan.  Tahap ketiga da Terakhir adalah pemilihan serangkaian kegiatan tertentu dari alternatif-alternatif yang tersedia.

(Herbert A.Simon,Harper and Row Publisher,Inc.,New York, 1960)

B.JENIS-JENIS PENGAMBILAN KEPUTUSAN .

Sarana hasil akhir (means-ends) adalah definisi rasionalitas yang paling sering digunakan dalam pengambilan keputusan. Bila sarana-sarana (atau peralatan) dipilih secara tepat untuk mencapai berbagai hasil akhir yang diinginkan, keputusan dikatakan rasional.

(Herbert A.Simon,The Macmillan Company,New York,1957)

Satu cara untuk memperjelas rasionalitas sarana hasil akhir adalah dengan menambahkan berbagai kata keterangan yang sesuai pada berbagai tipe rasionalitas.Jadi, suatu keputusan disebut :

•             Rasional obyektif. Adalah bila keputusan tersebutdapat memaksimumkan nilai-nilaitertentu dala suatu situasi tertentu.
•             Rasional subyektif. Dapat digunakan bila keputusan memaksimumkanperolehan relative pengetahuan akan subyek tertentu.
•       Rasional Sadar. Mungkin diterapkan untuk keputusan-keputusan dimana berbagai penyesuaian sarana terhadap hasil akhir merupakan proses yang dilakukan dengan sadar.
•        Rasional Sengaja. Bila penyesuaian-penyesuaian sarana terhadap hasil akhir dicoba dengan sengaja oleh individu atau organisasi.

C.Faktor-faktor yang mempengaruhi pengambilan keputusan .

Masalah-masalah yang muncul dalam pengambilan keputusan biasa terjadi di organisasi modern yaitu kretifitas, motivasi dan penerimaan. Sehingga manajer harus memerlukan teknik-teknik dan bukan hanya perhitungan, teknik kuantitatif meskipun mungkin memberikan derajat nasionalisasi dan bantuan tertentu kepada pembuat keputusan akan menyebabkan hasil yang tidak efektif dan atau salah arah.

TEKNIK-TEKNIK PENGAMBILAN KEPUTUSAN.

1.Teknik –teknik kreatif

Tipe pendekatan ini mencoba untuk memanfaatkansemua hal yang tersedia untuk membantu individu dalam pengambilan keputusan kreatif. Empat pedoman sebagai alat bantu stimulasi kreativitas yang cukup representative dikemukakan olehNewman, Summer,dan Warren sebagai berikut :

•    Sadari berbagai hambatan psikologis, terutama rintangan budaya dan persepsual;
•    Coba merubah atribut-atributdengan pemusatan perhatianpada satu atribut masalah pada waktu  tertentu terutama atribut kunci; dan
•   Waspada terhadap penemuan-penemuan tak sengaja.
•    Sadari bahwa komputermempunyai potensi untuk menjadi pelengkap otak manusia dalam tahap-tahap tertentuproses kreatif.

Ada dua teknik dalam kelompok teknik kreatif ( Brainstorming dan Synectics).

•   Brainstorming, teknik ini berusaha untuk menggali dan mendapatkan kreatifitas maksimum dari                       kelompok dengan memberikan kesempatan para anggotauntuk melontarkan ide-idenya.
•  Synectics,didasarkan pada asumsi bahwa proses kreatif dapat dijabarkan dan diajarkan, dan                      dimaksudkan untuk meningkatkan keluaran (output)kreatif individual dan kelompok.

2.Teknik-teknik partisipatif

Partisipasi sebagai suatu teknik berarti bahwa individu-individu atau kelompok-kelompokdilibatkan dalam proses pengambilan keputusan.

Teknik-teknik partisipatif dapat diterapkan secara informal dengan basis individual atau kelompok atau dengan basis program formal. Teknik-teknik partisipasi individual adalah berbagai teknik dengan mana bawahan entah bagaimana mempengaruhi pengambilan keputusan atasan. Sedangkan Partisipasi Kelompok menggunakan teknik-teknik konsultatif dan Demokratik.

3.Teknik-teknik Pengambilan keputusan Modern

Dalam era computer sekarang ini . berbagai metode kuantitatif untuk pengambilan keputusan telah sangat berkembang.

Teknik-teknik Modern yang akan dibahas berikut adalah 

•   Teknik Delphi.  Meskipun Delphi pertama kali dikembangkan oleh N. C. Dalkey dan rekan-rekannya dalam tahun 1950, baru pada decade sekarang menjadi terkenal sebagai suatu teknik untuk membantu pengambilan keputusan-keputusan yang mengandung esiko dan ketidakpastian, missal forecasting jangka panjang.
•  Teknik Kelompok Nominal,  suatu teknik modern lain yang berhubungan erat dengan Delphi adalah teknik kelompok nominal (nominal group technique) atau sering disebut proses pengambilan keputusan kelompok NGT.

(A.L. Delbecq, A.H. Van de Ven,dan D.H Gustafson, Glenview,III.,1975)